A evolução do processo de exportação no Brasil ainda passará por decisões e (re) organização de estruturas de inteligência de negócios e TI que permitam e garantam as condições e facilidades necessárias para que seja auditado, controlado e seja eficaz. A geração ágil de RE (registros de exportação) tem como desafio a sua associação com a nota fiscal do exportador, o controle desta nota fiscal e dos documentos associados ao processo (desde a INVOICE até as possíveis cartas de correções que podem ser geradas).
Este processo exige uma orientação (aculturamento, responsabilidades, compromissos) de todos os envolvidos na cadeia do processamento da documentação – exportador, agente aduaneiro, Receita Federal… A geração de notas fiscais eletrônicas deveria auxiliar e fortalecer, além de dar garantias aos envolvidos, e num futuro, talvez ser integrada diretamente a um portal único de exportação. Temos aqui um processo evolutivo e não revolucionário, mas que exige acertos de procedimentos e maturação técnica/cultural.
Neste caminho de transição (entre um sistema totalmente produtivo e mais ágil no Siscomex e a realidade de perda de agilidade operacional no formato atual), encontramos a empresa KNBS (www.knbs.com.br) que cria processos de inteligência para negócios e situações que apresentam necessidades evolutivas. A empresa KNBS, traz sólida experiência no mercado de sistemas de inteligência, atuando com clientes do setor de telecomunicações e energia, que respaldam seus produtos, e resolveu o espaço de transição para maior agilidade, controle e segurança dos dados gerados pelo exportador nas suas NF eletrônicas e o Siscomex, através de sistemas e serviços e que chama de Suite Komex (www.suitekomex.com.br).
No Suite Komex os dados são extraídos diretamente do XML da nota fiscal eletrônica (assim, o exportador deve prover a informação adequada e correta no preenchimento deste documento) e permitem uma organização de múltiplos registros de exportação, que irão compor a estrutura denominada lote, reconhecida pelo Siscomex. Nesta organização acontece todo o controle de notas fiscais e a administração dos resultados da transmissão e processamento destes registros para/pelo Siscomex e dos seus resultados de processamento. Garante a versatilidade e agilidade necessárias para completar as informações de exportação para a geração de RE associados aos produtos na nota fiscal e facilidades no preenchimento das condições diferenciadas da exportação. Permite a emissão de extratos dos registros de exportação gerados pelo sistema, relatórios gerenciais de desempenho operacional e registros de exportação, mantém histórico das operações realizadas nos lotes de RE, por agente e cliente (para o caso de empresas no processo aduaneiro com diversos clientes) e garantindo total auditoria de todas as transações feitas.
O Suite Komex, por este motivo, pode se colocar em um posicionamento de transparência, auditoria e melhores práticas, sendo também um repositório para a documentação dos processos realizados.
Como exemplo de direcionamentos de boas práticas realizado: historicamente o agrupamento de NCM na geração de RE foi permitido devido às dificuldades de inserção de produtos em exportação pelo sistema Siscomex e virou uma prática, embora tenha restrições quanto ao descritivo dos produtos exportados (quantidade de caracteres). Pode-se entender que esta prática, entretanto, impede a total transparência fiscal, já que o descritivo dos produtos constantes na NFe, com o mesmo NCM podem não ser totalmente contemplados quando se realiza este agrupamento. Assim, uma situação de organização de operação para fiscalização e para demonstração operacional, o uso da informação completa do item exportável da nota fiscal, “ipsis litteris” como declarado, é a forma mais segura e sem quaisquer inconsistências ou sem quaisquer restrições em um processo de inspeção. No fundo desta situação está a afirmação de que se produtos com qualidades distintas (mas com o mesmo NCM) pudessem ser agrupados, não haveria a necessidade de serem apresentados de forma distinta na NF emitida.
Considerando a situação de segurança dada com o uso da informação completa do item em exportação e considerando que o sistema Suite Komex permite a agilidade na geração de RE, o agrupamento por NCM não se torna mais necessário e podemos criar uma prática melhor, a da transparência e segurança total do processo. Nas fases posteriores da exportação, a DRE permite acoplar faixas de RE geradas para o estabelecimento das condições aduaneiras, e isto implica, portanto em nenhum trabalho adicional para o agente que realiza a inserção da informação no sistema Siscomex. Traz somente processos mais refinados (e que carregam segurança e garantias para o agente alfandegário e para o exportador, quanto aos demonstrativos dos produtos e aderência a NFe gerada).
Adicionalmente, mas não menos importante, as questões como erros nas NFe que necessitam de carta de correção sobre a NFe estão previstas no sistema, permitindo que sejam arrolados os documentos do cliente no sistema e ampliando ainda o processo de reconhecimento auditável deste aplicativo. Toda a documentação dos processos armazenada em um único repositório também é indicador de transparência.
Na prática: a partir da NFe, processos de geração de lotes de RE com cerca de 300 itens, com uma operação de exportação regular para todos os itens, deve gastar não mais que 5 minutos para serem realizados, com toda a segurança da informação. E isto é produtividade. A geração dos resumos individuais destes RE para a exportação também é feita em um arquivo único, diretamente no sistema Suite Komex e isto é mais produtividade.
